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<callout type=„warning“ icon=„true“>Bei der Nutzung der Dienste innerhalb von Microsoft 365 sind die Benutzungsrichtlinien zu beachten
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Benutzungsrichtlinien
Für den Einsatz von Microsoft 365 (M365) an den Hochschulen in Baden-Württemberg arbeitet die PH Freiburg über das Rahmenkonzept „bwUni.digital“ in einem ThinkTank mit. Ziel ist ein gemeinsames und abgestimmten Vorgehen, zum DS-GVO-konformen Einsatz des Dienstes. Dies bedeutet auch, dass nach Abschluss der Arbeit des ThinkTanks ggf. Nutzungsrechte einzelner Dienste oder Funktionen (bspw. Einbindung Inhalte externer Anbieter) wieder entzogen werden können.
Die aktuell gültige Datenschutzerklärung für M365 finden Sie hier
Für die Nutzung von Microsoft 356 werden in den folgenden Abschnitten die Benutzungsrichtlinien erläutert.
Allgemeine Richtlinien zur Verwendung der Microsoft 365 Dienste
- Die Software und Dienste sind ausschließlich zu studiumsbezogenen bzw. dienstlichen Zwecken einzusetzen.
- Die PH Freiburg behält sich vor, den Nutzenden lediglich eine Auswahl an Software und Diensten anzubieten oder einzelne Funktionen der Software und Dienste einzuschränken und dies ggf. durch Benutzungsrichtlinien zu regeln.
- Bei der Nutzung der Cloudspeicherdienste sind neben den allgemein gültigen rechtliche Vorschriften, z.B. zu Persönlichkeitsrechten, die folgenden Vorgaben zu beachten:
Vorgaben zur Nutzung der Cloudspeicherdienste von Microsoft 365
Bei der Nutzung der Dienste von Microsoft 365 werden i.d.R. automatisch Daten in der Cloud von Microsoft abgelegt. Für Microsoft Teams bedeutet dies konkret, dass alle Informationen (Chats, geteilte Dateien wie Bilder/Dokumente) auf dem Cloud-Speicher OneDrive/SharePoint abgelegt.
Die bisherigen Datenspeicherungskonzepte an der PH Freiburg bleiben unverändert bestehen. Dies bedeutet insbesondere, dass für die Speicherung und Verarbeitung von dienstlichen Daten die Netzlaufwerke der PH Freiburg zu nutzen sind. Sofern Funktionalitäten benötigt werden, die über die Möglichkeiten der Netzlaufwerke hinausgehen, ist zunächst bwSync&Share zu nutzen.
Die folgenden Richtlinien beziehen sich auf alle Cloudspeichermöglichkeiten im Rahmen der Microsoft 365 Dienste, u.a. OneDrive, Teams und Sharepoint.
Die PH Freiburg untersagt die Nutzung der Cloudspeicherdienste von Microsoft für Daten mit folgenden Informationen:
- Vertrauliche Daten, die Informationen enthalten, die bei einer Veröffentlichung oder bei einem Verlust zu einem Schaden oder einer Haftung der Hochschule führen können, sowie personenbezogene Daten, für die die Einhaltung der Vorschriften des Datenschutzes oder die Erfüllung der Informationspflichten nicht sichergestellt werden können.
- Streng vertrauliche Daten, die Informationen enthalten, bei denen die unberechtigte Einsichtnahme verhindert werden muss. Dazu zählen insbesondere aufgrund vertraglicher Verpflichtungen geheim zu haltende Informationen oder Daten, die der Verschwiegenheitspflicht zuzuordnen sind.
Beispiele:
- Personenbezogene Daten (Anwesenheitslisten/Listen von Teilnehmern einer Veranstaltung),
- Reise- oder Lohnabrechnungen (Finanzdaten, Sozialdaten, Daten mit Bezug zur Personalakte),
- Forschungsdaten, die nicht für die Öffentlichkeit bestimmt sind,
- technische Daten (Baupläne sensibler Räume; Netzwerkpläne),
- Geschützte Daten (Krankmeldungen, Zeugnisentwürfe, Studienarbeiten, Verträge),
- Prüfungsdaten (Gutachten und Korrekturen).
Dies umfasst beispielsweise Daten aus der Zusammenarbeit mit Dritten (staatliche Einrichtungen, Forschungseinrichtungen, Unternehmen) aus einer dienstlichen oder vertraglichen Verpflichtung.