bwSync&Share

Funktionsumfang in aller Kürze

Der Online-Speicherdienst bwSync&Share stellt eine innerhalb von BaWü betriebene Alternative zu Cloud-Services wie Google Drive, Dropbox o.ä. dar.

Funktionen:

  • Daten bis zu 50 GB speichern und teilen
  • Daten auf mehreren Endgeräten synchronisieren
  • Gemeinsam Dokumente im Web bearbeiten
  • Externen Nutzern Zugriffsrechte erteilen
  • Client-Software für alle Betriebssysteme und mobile Endgeräte nutzen

Dateien zwischen ihren Endgeräten synchronisieren:

Dateien teilen

Anleitungen für die Einrichtung der bwSync&Share Clientsoftware

Der Landesdienst bwSync&Share ist ein Online-Speicherdienst für Mitarbeiter und Studierende der Universitäten und Hochschulen in Baden-Württemberg.
Dieser wird seit dem 01.01.2014 am Karlsruher Institut für Technologie (KIT) betrieben und ermöglicht es den Nutzern, ihre Daten zwischen verschiedenen Computern, mobilen Endgeräten und Benutzern zu synchronisieren bzw. auszutauschen.
Nutzer erhalten Support jeweils durch den lokalen Helpdesk ihrer Heimateinrichtung.

Der Dienst bwSync&Share ist ein Online-Speicherdienst, der es Mitarbeitern und Studierenden der Universitäten und Hochschulen im Land Baden-Württemberg ermöglicht, ihre Daten zwischen verschiedenen Computern, mobilen Endgeräten und Benutzern zu synchronisieren bzw. auszutauschen. Dazu werden die Daten auf den Speichersystemen des KIT gespeichert.

Der Datenzugriff kann mit Hilfe von Sync&Share-Clients, welche für die Betriebssysteme Windows, Mac OS, Linux, Apple iOS und Android verfügbar sind, sowie plattformübergreifend per Webbrowser erfolgen. Darüber hinaus kann ein Nutzer seine abgespeicherten Daten durch die Vergabe entsprechender Zugriffsrechte anderen Nutzern zugänglich machen.

Durch die Integration von OnlyOffice, einem Online-Editor vergleichbar mit Google Docs, können über die Webschnittstelle auch ohne Installation einer Office-Suite auf dem Endgerät Office-Dokumente bearbeitet werden. Über das Synchronisieren und Teilen von Dateien hinaus ist damit auch ein gemeinsames, gleichzeitiges Bearbeiten von Dateien möglich.

Weitere Informationen zur Handhabung des Dienstes finden Sie auf der Informationsseite des Dienstes .

Die Größe des Speicherplatzes, über den ein Nutzer verfügen kann, ist auf 50 GB beschränkt.
Ein geteilter Ordner wird vom Kontingent der Person abgezogen, die den Ordner initial erstellt hat.

Neben den Nutzern der Einrichtungen, die Mitglied im bwSync&Share-Verbund sind, können andere Personen als Gäste eingeladen werden, z.B. zur Mitarbeit an Dokumenten, allerdings ohne eigenes Speichervolumen.

Der Zugang zum Dienst erfolgt über die bwSync&Share Webseite oder eine lokal instalierte Clientsoftware. Beim Anmelden wählen die Nutzer ihre Einrichtung aus und loggen sich mit den Login-Daten ihres Heimataccounts ein. Wenn der Nutzer sich noch nicht für den Dienst registriert hat, wird er beim ersten mal automatisch auf die Registrierungsseite von bwIDM geführt und muss sich dort zunächst für den Dienst registrieren.

Der Benutzer kann den Dienst über die Webseite selbst abbestellen und sein Konto wird damit für den Dienst bwSync&Share deregistriert. Eine automatische Deregistrierung erfolgt außerdem, wenn das Benutzerkonto in der lokalen Benutzerverwaltung der Heimatinstitution nicht mehr aktiv ist oder wenn das lokale Benutzerkonto das Recht (Entitlement) zu Nutzung von bwSync&Share verloren hat.

Wenn für das Konto eines Nutzers keine gültige Registrierung mehr vorliegt, wird die Deprovisionierung des Kontos und der Daten gestartet.Weitere Informationen zur Deprovisionierung finden Sie auf der Seite Deprovisionierung.

Bei der Registrierung für den bwSync&Share-Dienst werden die folgenden Nutzerinformationen von der Heimateinrichtung an den Dienstbetreiber KIT verschlüsselt übermittelt und dort gespeichert:

  • Vor- und Nachname
  • E-Mailadresse
  • Heimateinrichtung
  • Eindeutige Nutzerkennung (EPPN & persistent ID)
  • Status des Nutzers (Studierende, Mitarbeiter, Gast)

Wenn Sie nicht am bwSync&Share Dienst teilnehmen, werden diese Daten nicht an den bwSync&Share Dienst übertragen. Die Vorschriften des Landesdatenschutzgesetzes (LDSG) und bereichsspezifische Datenschutzvorschriften (insbesondere TKG, TMG) in den jeweils geltenden Fassungen werden beachtet. Es gelten die Regeln der Ordnung für die digitale Informationsverarbeitung und Kommunikation' (IuK)' am Karlsruher Institut für Technologie

Die Kommunikation zwischen den Endgeräten der Nutzer und der Dienstinfrastruktur des KIT erfolgt verschlüsselt. Die abgespeicherten Daten werden verschlüsselt auf den Online-Speichersystemen des KIT abgelegt. Der Datenzugriff ist beschränkt auf:

  • Denjenigen Nutzer, der die Daten initial abgespeichert hat.
  • Weitere Nutzer, die der Datenbesitzer durch Vergabe von entsprechenden Zugriffsrechten autorisiert hat.

Eine Datensicherung in Form einer Zweitkopie erfolgt nicht.

Die Systeme der Dienstinfrastruktur laufen im Regelbetrieb rund um die Uhr. Während der Servicezeit (werktags von 09.00 bis 17.00 Uhr) beträgt die Reaktionszeit vier Stunden.

Das KIT strebt generell eine möglichst hohe Dienstverfügbarkeit an. Geplante Dienstunterbrechungen (z.B. für Wartungsarbeiten) werden im Voraus mit einer Frist von fünf Tagen angekündigt.

Die einfachste Art des Zugriffs erfolgt über die bwSync&Share Webseite.
Hierfür ist keine zusätzliche Installation oder Einrichtung (abseits der allgemeinen Registrierung) notwendig.

Datei/Ordner teilen über die Weboberfläche

  • Datei oder Ordner erstellen
  • Teilen Symbol anklicken teilensymbol.jpg
  • Es geht ein Menü auf. Dort gibt es unterschiedliche Möglichkeiten die Datei / den Ordner zu teilen
    • Teilen mit PH-Nutzer oder per E-Mail (Empfehlung des ZIKs. So hat der Nutzer die Kontrolle, welche Person was machen darf)
    • Bei „Namen …“ können Sie die E-Mail-Adresse des Mitarbeitenden eingeben
    • Wurde sich bei bwSync&Share schon registriert wird der Name angezeigt, wurde sich noch nicht registriert steht Gast einladen dort
  • Teilen per Link (Wichtig Empfänger des Links könnten diese auch an andere weitergeben)
    • Dieser Link lässt sich durch einen Klick auf das „+“ Symbol erstellen
    • Kopiert werden kann der Link per Klick auf das Zwischenablagesymbol zwischenablagesymbol.jpg
    • Nun können Sie durch einen Klick auf die drei Punkte (egal welche Arte des Teilen Sie gewählt haben) auswählen, was die Besitzer des Links machen dürfen (Bearbeiten / Download verbergen / uvm.)

nextcloud_berechtigung.jpg

Auf PH-Windows-Systemen wird der Client auf Anfrage per Mail an support@ph-freiburg.de mit dem Gerätenamen FRN…/FRW…) durch die automatisierte Softwareverteilung installiert.
Bei Bedarf können Sie den bwSync&Share-Client herunterladen (Windows, macOS, Linux).

Vorgehen

  • bwSync&Share Client aufrufen (Verknüpfung auf Desktop / Startmenü)
    • Es öffnet sich automatisch die Anmeldeseite im Webbrowser
  • bwSync&Share Login-Seite:
    • „Anmelden“ antippen
    • „Mitglied im bwSync&Share-Verbund“ antippen
    • Im Feld „Suchfilter“ den Anfang von „PH Freiburg“ eintippen, als Heimatorganisation auswählen und fortfahren antippen
    • Mit dem PH Account anmelden
    • „Zugriff gewähren“ antippen
  • Zurück in den bwSync&Share Client wechseln
    • lokalen bwSync&Share Ordner und Art der Synchronisation festlegen
    • Empfehlung: Standardorder „bwSyncShare“ verwenden und Option „Alle Dateien vom Server synchronisieren“ aktivieren
  • Einrichtung mit der Schaltfläche „Verbinden“ abschließen

Die Anleitung zur Einrichtung und Verwendung des bwSync&Share macOS Clients finden Sie im Apple Wiki.

Die Anleitung zur Einrichtung und Verwendung der bwSync&Share iPad App („Nextcloud“) finden Sie im Apple Wiki.