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Digitalisierung der Verfahren zur studentischen Mobilität
Die EU strebt einen Europäischen Bildungsraum mit einheitlichen Verfahren an. Erasmus+-Verfahren sollen durchgehend genormt und digitalisiert werden.
Übersicht über das Erasmus-Verfahren
| Grundlagen | Mobilität | |||
|---|---|---|---|---|
| vor | während | nach | ||
| Aktionen | Beitritt, Kooperations- Vereinbarungen | Bewerbung, Zuweisung, Nominierung, Lernvereinbarung, Sprachtest 1 | Studium, Authentifizierung | Sprachtest 2, Leistungserfassung, Berichte, Statistiken |
| Tools und Dokumente | ECHE IIA | OLA OLS | ESC eduGAIN | OLS ToR MT+ |
Digitalisierung von Erasmus+, momentane Ausbaustufe
Die Dachinitiative zur Digitalisierung der Erasmus-Verfahren ist die „European Student Card Initiative“ ( ESCI).
In der ersten Ausbaustufe stehen folgende neu entwickelte Erasmus-Tools zur Verfügung:
- EWP (Erasmus Without Paper), ein Netzwerk mit definierten Schnittstellen zum schnellen Austausch von Erasmus+-Mobilitätsdaten zwischen bestehenden Datenbanken. In EWP selbst werden keine Dokumente verteilt oder Mobilitätsdaten gespeichert. Mobility Online kann angebunden werden,
- Erasmus Dashboard, die Plattform für Hochschulen für den Zugang zu den Erasmus-Tools (derzeit nur OLA und IIAM),
- Erasmus+ App, die Plattform für Studierende für den Zugang zu den Erasmus-Tools (derzeit nur OLA),
- OLA (Online Learning Agreement), ein Formularsystem mit anschließendem Workflow zum Erstellen der Lernvereinbarungen,
- IIAM (Inter-Institutional Agreement Manager) für die Erstellung von Kooperationsvereinbarungen mit den jeweiligen Partnerhochschulen. Die Software ist wohl noch nicht ganz ausgereift (Stand April 2021),
- ESC (European Student Card), ein System zur Authentifizierung und Datenübertragung mit Heimathochschulaccount (das eine Imma an der Partnerhochschule überflüssig machen soll), das erweitert wurde zur
- MyAcademicID, die ESC mit dem →eduGain-Service verbindet und kompatibel zur →eIDAS-Architektur ist.
Folgende bisherige Tools werden mit dem EWP-Netz verbunden und weiter verwendet:
- MT+ (Mobility Tool), eine Datenbankanwendung für Hochschulen zur Verwaltung, Abrechnung und Berichterstattung von Erasmus,
- OLS (Online Linguistic Support), eine Plattform zum Testen von Sprachkenntnissen und Lizensierung von Sprachkursen.
Es ist geplant, die parallel entwickelte Plattform
- PIM (Plattform für Inter*nationale Studierendenmobilität) zur Übertragung von Leistungen und Anerkennunghistorien
mit dem EWP-Netz zu verbinden.
Die bewährte Single-Sign-On-Lösung
kann alternativ zur Authentifizierung über die ESC genutzt werden; sie wird derzeit vom DAAD sogar empfohlen.
Auch hochschulunabhängige Authentifizierungssysteme sind nutzbar:
Europass
Europass ist ein Online-Tool zur Erfassung einer einheitlichen e-Akte für EU-Bürger. Mit ihm lassen sich Qualifikationen und Kompetenzen einer Person europaweit transparent und verständlich darstellen.
Teile des Europasses sollen zukünftig als Digitales Europass-Zertifikat in einer XML-Datei gespeichert werden. Dieses Zertifikat kann dem Europass-Profil zugefügt werden.
Es wird von einer Bildungseinrichtung im Anschluss an eine Lernerfahrung ausgestellt.
EDCI
Die Europäische Kommission entwickelt derzeit eine Infrastruktur für digitale Europass-Zertifikate, die Europass Digital Credentials Infrastructure. Die EDCI unterstützt Authentifizierungsdienste für alle digitalen Dokumente oder Darstellungen von Informationen zu Fähigkeiten und Qualifikationen. Für PIM sind sie der EU-Standard für den Austausch von Modulinformationen.
Rechtliche Vorgaben
Erasmus Charta
Die Voraussetzung für die Teilnahme einer Hochschule am Programm Erasmus+ ist der Besitz einer gültigen ECHE (Erasmus Charter for Higher Education). Die Hochschule verpflichtet sich damit unter anderem, an der Digitalisierung der Verfahren zur Mobilität aktiv mitzuarbeiten.
eIDAS
- eIDAS (electronic IDentification, Authentication and trust Services),
- in Deutschland auch IVT (elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen)
Eine EU-Verordnung, die elektronischen Transaktionen eine ähnliche rechtliche Stellung verschafft wie Transaktionen auf Papier. Hierfür werden technische Verfahren und Standards für elektronische Zertifikate, Siegel, Zeitstempel und Signaturen definiert, die ein sicheres und konsistentes Verschicken elektronischer Dokumente erlauben.
Derzeit ist in D umgesetzt durch die Governikus KG die Authentifizierung über NFC mit Personalausweis.
OZG
Das Onlinezugangsgesetz verpflichtet auch Hochschulen, bis Ende 2022 ihre Verwaltungsleistungen über Verwaltungsportale den Studierenden auch digital anzubieten (Gesetzestext).
Das nationale OZG verpflichtet außerdem zur Einhaltung der internationalen EU-Verordnung zum Single Digital Gateway (SDG-VO), die Umsetzung soll 2023 abgeschlossen sein.
Informationen zu Verwaltungsleistungen werden strukturiert im FIM-Portal zur Verfügung gestellt. So steht hier auch der komplette Leistungskatalog als Download zur Verfügung.
Das Projekt XHochschule (englisch „XHEIE“) verfolgt das Ziel, den Austausch von Studierendendaten im nationalen Hochschulwesen zu vereinheitlichen. So soll die erforderliche Interoperabilität zwischen den Campusmanagement-Systemen zur medienbruchfreien Abwicklung von zukünftig digitalen Verwaltungsleistungen hergestellt werden, wozu nach OZG die Hochschulen verpflichtet sind.
Zeitschiene zur Digitalisierung von Erasmus+
EU
Die EU-Kommission hat das Ziel, bis 2025 einen europäischen Bildungsraum zu schaffen.
Dazu soll die →ESC und die Erasmus-App im Laufe des Jahres 2021 flächendeckend eingeführt sein und die Hochschulen das EWP-Netzwerk mit den Erasmus-Tools nutzen. Die Nutzung dieses Netzes ist gemäß folgendem Zeitplan für eine Digitalisierung des Programms SMS verbindlich:
- 2021 - Verwaltung von Online-Lernvereinbarungen (→OLA)
- 2022 – Verwaltung interinstitutioneller Vereinbarungen (→IIA)
- 2023 – Austausch von Angaben zu Austausch-Studierenden und deren Prüfungsergebnissen im Rahmen der Mobilität (ToR, Nominierungen)
Es gibt noch keinen Zeitplan für die Digitalisierung der Programme für Auslandspraktika SMP und Personalmobilität ST.
DAAD
Die PH soll ab Juni 2021
- mit dem EWP-Netzwerk verbunden sein,
- schnellstmöglich ausschließlich digitale Learning Agreements austauschen (→OLA),
- schnellstmöglich die Inter-Institutional Agreements (→IIA) der neuen Programmgeneration digital erneuern bzw. neue IIA nur noch digital abschließen,
- auf Empfehlung der Europäische Kommission →eduGAIN beitreten (ist an den PHs durch Mitgliedschaft beim DFN gegeben). Alternativ ist die Verwendung des European Student Identifiers (→ESC) und/oder die Verwendung der Online-Ausweisfunktion des deutschen Personalausweises möglich. Weitere →eIDAS-kompatible Möglichkeiten werden über die kommerziellen Drittanbieter realisiert. Für Studierende wird auf den Einsatz der neuen →Erasmus+ App hingewiesen.
Das akademische Jahr 2021/2022 soll jedoch als Übergangsjahr für diejenigen Hochschulen betrachtet werden, die vor „großen Herausforderungen bei der Umsetzung stehen“. Die Umstellung muss aber spätestens Ende SoSe 2022 abgeschlossen sein, sonst kann die →ECHE-Akkreditierung entzogen werden.
Aufgaben für die IT-Abteilung der Hochschule
Aufgabenfelder:
- Austausch von Daten zu
- Personen,
- Leistungen (ToR, Diploma supplement, …) ,
- Kursen,
- Unterstützung von Authentifizierungssystemen,
- allgemein: Digitalisierung von Verwaltungsleistungen (s.a. →OZG),
- IT-Unterstützung für Auslandsamt.
konkrete Aufgaben:
- Erasmus-Tools:
- Datenschutzrechtliche Klärung (Die Hochschule „muss die EU-DSGVO-Umsetzung in eigener Verantwortung regeln [..]“ - s. FAQ 10.)
- Einrichtung von →OLA (sowohl für die Nutzung innerhalb PH als auch mit der Austauschhochschule)
- Ersatz aller →IIA durch digitale Versionen (ist hier eine Unterstützung des AAA durch das CM nötig?)
- Verfahren für ESC einrichten
- Datentransfer zwischen HISinOne und →Mobility online, evtl .auch zwischen HISinOne und →Mobility Tool
- für nationale Kooperationen: … zwischen HISinOne und fremdem CM-System
- Verfahrensentwicklung für das Erstellen eines Digitalen →Europass-Zertifikats
- Klärung der zukünftigen IT-Unterstützung für das Auslandsamt
offene Fragen:
- offene Baustellen rund um Mobility online (Konfiguration, API)?
- Wie soll / kann →PIM genutzt werden?
- Welche Daten sollte die PH abrufen und kann oder tut es noch nicht?
- für welche Aufgaben gibt es (zukünftig) fertige Tools, wie umfangreich ist deren Anpassung?
- gibt es →OZG-Leistungen, die von der PH individuell umgesetzt werden müssen?
- Nutzung der über →XHochschule entwickelten Standards?
- Unterstützung über FIM?
- müssen die PHs einen gemeinsamen Standard für den Datentransfer von Erasmus zu HISinOne definieren?
Anhang: Erasmus Dashboard oder Mobility Online?
Vergleich
Erasmus Dashboard ist die Minimallösung zur Verwaltung der Erasmus+-Aktivitäten. Es dürfte nur für eine Studierendenanzahl bis max. 30-50 geeignet sein.
Das Dashboard
- ist frei verfügbar,
- bedient vorerst ausschließlich das Erasmus-Programm SMS, also keine Erasmus-Praktika oder -Personalprogramme,
- bietet bisher nur die Tools OLA (Lernvereinbarung) und IIA (Kooperationsvereinbarung) ,
- bietet nur Grundfunktionen, bei OLA: Download, Upload des Agreement-Formulars, Unterschreiben, Ablehnen, Rundmail an Studierende,
- vermittelt keinen Zugang zu weiteren nötigen Tools wie „Mobility Tool“, das separat aufgerufen werden muss,
- kann in der jetzigen Ausbaustufe nicht alle benötigten Daten für HISinOne exportieren; ein Export müsste über API auf das EWP-Netz zugreifen.
Mobility Online
- ist kommerziell,
- kann neben Erasmus auch für andere Kooperationen verwendet werden (SEMP, L!NT, weltweite Abkommen),
- bietet einen Zugang oder eine Exportmöglichkeit für externe Tools (auch zu „Mobility Tool“),
- bietet eine sehr detaillierte Übersicht über jeden Verfahrensschritt,
- unterstützt auch interne Vorgänge,
- ist auch eine Organisationshilfe,
- kann Statistiken und andere Berichte erstellen,
- kann direkt Daten für HISinOne exportieren.
Anbindung an HISinOne
Daten der Incomings sollen auch im Campusmanagementsystem HISinOne zur Verfügung stehen. Bisherige Lösungen erfordern einen Datenexport aus Erasmus-Datenquellen in eine csv-Datei, die dann über Webservices nach HISinOne importiert wird. Da sowohl das Erasmus Dashboard als auch Mobility Online die EWP-Spezifikation erfüllen müssen, können beide Tool potentiell eine identische Exportdatei erstellen. Dies gilt auch für eine Anbindung über API.
Es ist zu prüfen, ob für eine Anbindung sowohl des Dashboards als auch von Mobility Online an HISinOne dieses Datenmodell als Standard für die PHs brauchbar ist, oder ob ein Auszug dieser Daten definiert werden muss.