Bei der Nutzung der Dienste innerhalb von Microsoft 365 sind die Benutzungsrichtlinien zu beachten.
Für den Einsatz von Microsoft 365 (M365) an den Hochschulen in Baden-Württemberg arbeitet die PH Freiburg über das Rahmenkonzept „bwUni.digital“ in einem ThinkTank mit. Ziel ist ein gemeinsames und abgestimmten Vorgehen, zum DS-GVO-konformen Einsatz des Dienstes. Dies bedeutet auch, dass nach Abschluss der Arbeit des ThinkTanks ggf. Nutzungsrechte einzelner Dienste oder Funktionen (bspw. Einbindung Inhalte externer Anbieter) wieder entzogen werden können.
Die aktuell gültige Datenschutzerklärung für M365 finden Sie hier
Für die Nutzung von Microsoft 356 werden in den folgenden Abschnitten die Benutzungsrichtlinien erläutert.
Bei der Nutzung der Dienste von Microsoft 365 werden i.d.R. automatisch Daten in der Cloud von Microsoft abgelegt. Für Microsoft Teams bedeutet dies konkret, dass alle Informationen (Chats, geteilte Dateien wie Bilder/Dokumente) auf dem Cloud-Speicher OneDrive/SharePoint abgelegt.
Die bisherigen Datenspeicherungskonzepte an der PH Freiburg bleiben unverändert bestehen. Dies bedeutet insbesondere, dass für die Speicherung und Verarbeitung von dienstlichen Daten die Netzlaufwerke der PH Freiburg zu nutzen sind. Sofern Funktionalitäten benötigt werden, die über die Möglichkeiten der Netzlaufwerke hinausgehen, ist zunächst bwSync&Share zu nutzen.
Die folgenden Richtlinien beziehen sich auf alle Cloudspeichermöglichkeiten im Rahmen der Microsoft 365 Dienste, u.a. OneDrive, Teams und Sharepoint.
Die PH Freiburg untersagt die Nutzung der Cloudspeicherdienste von Microsoft für Daten mit folgenden Informationen:
Beispiele:
Dies umfasst beispielsweise Daten aus der Zusammenarbeit mit Dritten (staatliche Einrichtungen, Forschungseinrichtungen, Unternehmen) aus einer dienstlichen oder vertraglichen Verpflichtung.