Diese Seite ist umgezogen nach\\ \\ https://wiki.ph-freiburg.de/!zik/software#weitere_software \\ \\ Bitte wählen Sie unter **Microsoft 365 und Bildung 365 (Microsoft Teams, Office, Windows)** den Link "Benutzungsrichtlinien" /* ====== Benutzungsrichtlinien Microsoft 365 ====== Für den Einsatz von Microsoft 365 (M365) an den Hochschulen in Baden-Württemberg arbeitet die PH Freiburg über das Rahmenkonzept "bwUni.digital" in einem ThinkTank mit. Ziel ist ein gemeinsames und abgestimmten Vorgehen, zum DS-GVO-konformen Einsatz des Dienstes. Dies bedeutet auch, dass nach Abschluss der Arbeit des ThinkTanks ggf. Nutzungsrechte einzelner Dienste oder Funktionen (bspw. Einbindung Inhalte externer Anbieter) wieder entzogen werden können. Die aktuell gültige Datenschutzerklärung für M365 finden Sie [[https://www.ph-freiburg.de/zik/dienste/datenschutzerklaerungen/ds-erklaerung-office-365.html|hier]] Für die Nutzung von Microsoft 356 werden in den folgenden Abschnitten die Benutzungsrichtlinien erläutert. ===== Allgemeine Richtlinien zur Verwendung der Microsoft 365 Dienste ===== - Die Software und Dienste sind ausschließlich zu studiumsbezogenen bzw. dienstlichen Zwecken einzusetzen. - Die PH Freiburg behält sich vor, den Nutzenden lediglich eine Auswahl an Software und Diensten anzubieten oder einzelne Funktionen der Software und Dienste einzuschränken und dies ggf. durch Benutzungsrichtlinien zu regeln. - Bei der Nutzung der Cloudspeicherdienste sind neben den allgemein gültigen rechtliche Vorschriften, z.B. zu Persönlichkeitsrechten, die folgenden Vorgaben zu beachten: ===== Vorgaben zur Nutzung der Cloudspeicherdienste von Microsoft 365 ===== Bei der Nutzung der Dienste von Microsoft 365 werden i.d.R. automatisch Daten in der Cloud von Microsoft abgelegt. Für Microsoft Teams bedeutet dies konkret, dass alle Informationen (Chats, geteilte Dateien wie Bilder/Dokumente) auf dem Cloud-Speicher OneDrive/SharePoint abgelegt. Die bisherigen Datenspeicherungskonzepte an der PH Freiburg bleiben unverändert bestehen. **Dies bedeutet insbesondere, dass für die Speicherung und Verarbeitung von dienstlichen Daten die Netzlaufwerke der PH Freiburg zu nutzen sind.** Sofern Funktionalitäten benötigt werden, die über die Möglichkeiten der Netzlaufwerke hinausgehen, ist zunächst [[https://wiki.ph-freiburg.de/!zik/bwsyncandshare|bwSync&Share]] zu nutzen. Die folgenden Richtlinien beziehen sich auf alle Cloudspeichermöglichkeiten im Rahmen der Microsoft 365 Dienste, u.a. OneDrive, Teams und Sharepoint. ---- Die PH Freiburg untersagt die Nutzung der Cloudspeicherdienste von Microsoft für Daten mit folgenden Informationen: * Vertrauliche Daten, die Informationen enthalten, die bei einer Veröffentlichung oder bei einem Verlust zu einem Schaden oder einer Haftung der Hochschule führen können, sowie personenbezogene Daten, für die die Einhaltung der Vorschriften des Datenschutzes oder die Erfüllung der Informationspflichten nicht sichergestellt werden können. * Streng vertrauliche Daten, die Informationen enthalten, bei denen die unberechtigte Einsichtnahme verhindert werden muss. Dazu zählen insbesondere aufgrund vertraglicher Verpflichtungen geheim zu haltende Informationen oder Daten, die der Verschwiegenheitspflicht zuzuordnen sind. **Beispiele:** * Personenbezogene Daten (Anwesenheitslisten/Listen von Teilnehmern einer Veranstaltung), * Reise- oder Lohnabrechnungen (Finanzdaten, Sozialdaten, Daten mit Bezug zur Personalakte), * Forschungsdaten, die nicht für die Öffentlichkeit bestimmt sind, * technische Daten (Baupläne sensibler Räume; Netzwerkpläne), * Geschützte Daten (Krankmeldungen, Zeugnisentwürfe, Studienarbeiten, Verträge), * Prüfungsdaten (Gutachten und Korrekturen). Dies umfasst beispielsweise Daten aus der Zusammenarbeit mit Dritten (staatliche Einrichtungen, Forschungseinrichtungen, Unternehmen) aus einer dienstlichen oder vertraglichen Verpflichtung. ---- * Um den unbeabsichtigten Verlust von vertrauenswürdigen Informationen zu vermeiden, werden Daten im Zweifelsfall als Daten mit vertraulicher Information eingestuft und eignen sich damit nicht für die Speicherung in Cloudspeichern. * Werden Dateien mit anderen geteilt, sind die erforderlichen Freigaben auf das notwendige zu beschränken und halbjährlich durch die Benutzenden zu überprüfen. * Im Cloudspeicherdienst abgelegte Daten sind von den Benutzenden vor Ausscheiden aus der PH Freiburg zu sichern und ggf. in hochschuleigenen Speicherdiensten abzulegen, falls diese für dienstliche Zwecke benötigt. Die Benutzenden sind verpflichtet, die in diesem Zusammenhang die vom hochschulinternen Standard abweichenden Löschfristen des Auftragsverarbeiters (30 Tage nach Vertragsende/Exmatrikulation) zu beachten. * Die PH Freiburg haftet unbeschadet einer Regelung, z.B. durch die DSGVO, nicht für verloren gegangene Daten, insbesondere auch nicht für den Verlust von Daten, der durch das Ausscheiden einer Person aus der PH Freiburg resultiert. * Eine Sicherung (Backup) der in den Microsoft Cloudspeicherdiensten abgelegten Daten durch die PH Freiburg erfolgt nicht. ===== Allgemeines zu Cloud-Speichern ===== Eine Speicherung und Verarbeitung von Informationen, die in Cloud-Speicher-Diensten Dritter, wie beispielsweise Dropbox, Google Drive oder Apple iCloud grundsätzlich nicht gestattet, da die Hochschule mit diesen Anbietern kein Vertragsverhältnis eingegangen ist. Die Speicherung derartiger Daten auf externen Servern oder die Weiterleitung dienstlicher Mails an eine private Mail-Adresse kollidiert mit diversen Bestimmungen, insbesondere mit dem Datenschutzrecht, strafrechtlichen Geheimnisschutz, Arbeitsrecht sowie Informationsfreiheitsrecht. ===== Kommunikation zwischen Lehrenden und Studierenden über Microsoft Teams ===== Microsoft Teams darf nicht verpflichtend zur Kommunikation mit Studierenden eingesetzt werden. Studierende können ohne Angabe von Gründen eine Einwilligung zur Nutzung widerrufen. Lehrende sollten daher i.d.R. andere, gewohnte Kommunikationskanäle wie E-Mail oder die Lernplattform ILIAS nutzen. */